ERP系统在工程项目供应链成本管理中的应用

发布时间:2020-07-31 来源:互联网

  一、名词定义

  (一)ERP系统。ERP系统指利用信息化技术来对企业资源进行计划管理,通过搭建一个平台来实现信息化办公,进一步整合企业内部资源,优化资源配置,为企业决策提供科学的参考依据及信息数据。

  (二)工程项目供应链管理。工程项目供应链管理指通过加强供应商、制造商、分销商以及零售商之间的协同合作,优化供应链整体结构,协调供应链中的各项活动,使得所有流程可连接为有效整体,有效提升建筑工程项目管理水平。

  (三)成本管理。对成本等财务数据进行归纳整理,帮助管理层更好的了解企业成本实际情况,对未来决策提供一定的参考依据。

  二、项目研究背景

  随着我国经济增速逐渐放缓,促进实体经济的发展成为拉动我国经济增长的重要任务,实体企业进入日益扩张壮大的阶段。然而,传统的企业管理方式逐渐不能满足当下对经营效率和管理目标的需求,从而限制了企业自身成长的动力,成为实体经济发展的一大瓶颈。而在企业的发展过程中,信息化、智能化手段有利于降低成本,提高管理效率,提高企业竞争力。2017年1月24日,工业和信息化部发布了《关于进一步推进中小企业信息化的指导意见》,对中小企业信息化发展提出了重点任务的要求。在2018年的全国两会上,有关政协委员指出企业在向信息化和智能化发展过程中遇到的诸多难题,提出应加强引导和激励企业信息化和智能化建设。近年来,国家不断加强“信息化”这一概念在管理领域中的运用,高度重视企业自身的发展突破。在2001年进入“十五”期间以来,“863”——国家高技术研究发展计划明确了将国产ERP软件的研发与应用作为重点工作,带动我国ERP软件产业的发展。ERP系统作为企业管理信息化的重要工具,正越来越受到国家的重视。

  目前,我国城市化进程加快,房地产等行业发展迅猛,工程建设项目数量激增。2007年至2017年间,我国建筑业总产值占固定资产投资额比重保持在30%以上,近两年虽有所回落,但始终维持在高点。2012-2019年,我国基础设施建设投资增长率基本维持在10%以上,最高一度超过25%。在城市化过程中,建筑工程行业凭借其庞大的体量和稳定的城市发展需求,正成为我国国民经济的支柱。

  虽然建筑工程类企业迎来飞速发展,但是在项目进行过程中,企业管理人员的成本管理意识不够强,对成本控制的概念模糊,对于其具体执行和监督也没有做到位。成本管理意识的缺乏是导致成本管理失败的重要原因,此外,传统的业务流程和企业管理模式效率低下,使得成本管理工作漏洞百出。传统的成本管理模式不完善,会导致工作中内部信息流通阻塞、员工积极性不高、工作职责不清晰一致以及员工腐败等诸多问题,从而影响项目执行和企业发展。目前,国内很多施工企业在成本管理中没有对成本进行划分,而且忽视技术创新和施工质量,甚至出借资质以及偷工减料,这样做往往只能形成短期效益,对企业的长期发展却很不利,这是成本管理的反面教材。加强建筑企业供应链管理下的成本控制不仅能够避免不必要的成本消耗,而且有效提升企业的核心竞争力,保证施工进度。

  从成本管理角度讲,ERP系统提供了一个平台,可以计算出材料、产品的标准成本,为以后的财务标准成本和实际差异的运算提供了平台,并且为系统报价提供了数据基础。这样一来,工程项目进行过程中产生的费用有了一定的参照基准,并由多方共同监督,极大地提高了项目成本管理的效率和透明度。这是一个利用新的信息化手段和条件对旧有的流程和制度进行的变革。因此,需要一个循序渐进、从基础到高端的发展过程,在这个过程中,逐步实现企业的整个运营系统信息化、运营流程的重组优化、经营理念的根本转化,实现传统经济向信息经济的平稳过渡。调查,目前国内有约90%的企业运用了ERP系统。其中,一些大型的建筑施工企业已经建立了比较先进的ERP系统,例如中建一局四公司的项目管理信息系统、中建五局和青岛建设应用的NC系统,但大部分中小型建筑企业还没有建立ERP系统,仅仅停留在办公自动化(OA)和会计数据处理阶段。随着中小型企业对提高成本管理效率和适应市场变化的需求不断强烈,ERP系统会不断成为更多工程类企业的首选,并在实践运用中推陈出新、发展卓越。

  三、结合案例进行ERP系统优势分析

  通过对绿地集团、泉峰集团、德朔实业有限公司等企业在ERP系统下工程项目成本管理效果的实地考察发现,成本管理往往在工程项目供应链管理的全过程中都有体现,成本管理工作涉及了企业的各个部门,在供应链管理中起核心作用,因此ERP系统在工程项目供应链管理中尤其是成本管理方面的应用效果十分显著。工程项目供应链成本管理的流程可分为三个阶段,包括工程项目成本预测与计划、工程项目成本控制与分析以及工程项目核算与考核三个阶段。

  以绿地集团为例,在成本管理第一阶段成本的预测和计划中,绿地集团作为招标公司,在发布招标公告后,可在ERP系统中录入参与竞标单位的经营资质情况,完成工程项目有关承包商的企业风险评价、资格审核与预判等过程,同时可在系统中录入各个合同的明细表,从而监控每个合同的详细执行情况,完成对合同的审批、进度款申请以及结算过程,最终达到对工程项目目标成本的预测与决策目的。在成本管理第二阶段工程项目成本的控制与分析中,绿地集团可在ERP系统中将预算成本与实际成本进行比较,形成成本明细报表,从而控制目标成本,把控工程进度,提高施工效率。在成本管理第三阶段工程项目成本的核算与考核中,绿地集团在ERP系统中对工程项目最终实际费用进行了分项分析,包括对项目临时设施费、前期工程费、建筑工程费、装饰工程费等的实际费用与目标成本数据进行对比,计算各项费用偏差率,分析偏差原因,从而提升企业项目成本管理水平。

  综上所述,ERP系统在工程项目成本管理中的应用优势如下:一个工程项目的供应链上下游企业包括原材料供应商、工程分包企业和甲方单位等,未使用ERP系统之前,供应链上下游企业之间信息交流困难,信息传递不及时,导致供应链每个节点的企业仅关注公司内部工程项目供应链相关部门的管理,造成与供应链其他环节企业的信息不对称。也就是说,工程项目供应链在其全面管理方面存在重大问题,这增加了供应链管理的工作量。企业采用ERP系统后,可以通过ERP系统提供的投招标平台,及时发布工程项目甲方单位所需竞标单位的资质要求和招标公告,收集参与竞标的原材料供应商和工程分包企业的信息,协调供应链上下游企业的各项要求,实现供应链各环节企业的资金流、信息流、物资流的统一和贯通,从而降低信息传递的时间和协作成本。ERP系统的应用使供应链上下游企业的资源得到整合,达到了上下游企业信息共享的目的。

  实现了财务和业务模块的高度集成,提高了成本核算的时效性和准确性。参与一个工程项目供应链的企业通常具有销售、计划、采购、库存等业务模块,显然这些业务与财务系统的应收应付款管理、总账管理、存货核算等模块密切相关,通过使用ERP系统,企业能够在业务处理发生后,直接得到系统自动生成的财务数据。未使用ERP系统之前,公司的财务成本核算主要采用手工系统处理收集相关交易单据的方法,因此,企业得到当月的财务核算数据和公司运营成本报告都需要较长时间。而ERP系统上线后,在业务发生的同时,系统能自动向财务系统传送会计凭证,再依赖系统开发的报表生成功能,企业能利用统一的数据平台,跨功能、跨公司直接从系统中提取和生成管理的报表,这改变了业务模块与财务系统模块脱节的情况,极大地提高了财务信息的实时性、准确性,规范化和智能化了工程项目供应链管理。

  完善企业的核算体系,促进项目成本动态监管。会计核算软件从最开始的由手工记账的电算化转变,到添加附加字段的改进,但在这个过程中仍然缺乏财务分析的理论支持,仅仅停留在简单的分析汇总,字段间缺乏逻辑联系,数据的输入和处理也是在同一平面上的,难以从多个维度去综合把握其意义。而采用ERP系统,有力地支撑起更为复杂的管理环节,提升了工程行业中供应链成本管理实施的有效性。

  ERP系统的应用完善了企业的核算体系,一方面该系统的应用加强了包括采购、销售、库存等业务模块的成本核算管理工作,各个部门将分配到不同的成本核算工作,有利于管理责任具体化、明确化,建立完善的纠错机制;另一方面ERP系统的应用推动了作业费用的细化管理,通过对工程项目供应链的成本管理流程的细化,对供应链信息系统的集成与共享,能帮助企业进一步明晰工程项目不同阶段包括标准成本、实际成本的各项具体费用,实现工作进度以及项目成本的实时反映,促进项目成本动态监管。具体来讲,企业需要选取合适的成本计量方法,如正常成本法、标准成本法,相较于实际成本法可以预先以一定比率分摊一些成本项,当成本实际发生之后,便于通过差异来分析与预期的差距。同时,也要选取适当的成本归集系统,如作业成本法、生命周期成本法,基于作业本身或者产品与服务的整个生命周期来归集成本。由于企业实现了工程项目本地化的集中管理,同时各个部门之间的协调合作能力加强,各项业务数据得到了实时更新和信息共享,通过ERP系统可以深度挖掘和分析业务数据,奠定了企业制定正确的经营管理决策的数据基础,提高了财务信息的实时性、准确性。

  四、ERP系统应用中的难题

  (一)企业内“人”的问题。“人”自始至终都是企业的核心要素,它在ERP实施的过程中,也必然是最重要的影响因子。常见的几个问题有:高层领导没有积极性,未能认识到ERP实施的重要性,参与度不足;企业员工思维固化,工作方式未发生根本改变;实施队伍的组织性不够强,执行力欠缺;培训不足导致应用能力不足或者培训周期太长致使员工失去积极性;前期的计划不够完善可能会导致部门之间出现障碍,难以协调。ERP系统在供应链成本管理上的应用,对企业内“人”的因素提出了更高的要求。

  (二)平衡效益与成本的关系。为实现ERP系统的应用,从系统的分析、规划、设计到系统的实施、检测,每一个环节都需投入大量资金和精力。即便是已完成前述这些工作,在应用过程中,因模块较多、企业流程数量大,需要测定并记录的数据较为复杂,沟通和协作可能产生一定冲突,所以仍需投入较多时间和费用去维持ERP系统的运营。即使是一个很小的环节,也需要进行流程化、信息化、可视化处理。因此,企业应尽可能提升ERP系统所产生的效益,通过差异分析,改善运营之中的问题,更好地进行预测和支持决策,促进企业发展。同时,尽量精简ERP应用的成本,保留其中能够进行价值增值的部分,除去冗余部分。这样,企业才能够实现应用效益高于成本的效果。

  (三)ERP系统的针对性和适用性不强。通用的ERP系统必然有更大的局限性,企业真正需要的,是适合自己的、针对性强大的ERP系统。工程领域中,企业有自己独特的流程,生搬硬套其他的模式并不能起到应有的效果。针对一些产品,企业需要建立起方案库,在需要使用的时候,调用方案库的数据,或者参考过去的数据,为报价提供依据,制成报价工业书,就能提高报价的高效性和准确性。那么如果可以将ERP系统的一些特定的子模块进行补充和扩展,达成成本管理与ERP系统的双向支持作用。相反的,通用型的ERP系统,容易造成与企业难以磨合的后果。

  五、结论及建议

  ERP系统对工程项目供应链成本管理的把控深入到项目的事前、事中、事后各个环节当中,使得企业每一笔付出的成本都有章可循而又有据可查。作为一种连接供应链上下游各方的信息化平台,ERP系统的优势还在于它可以突破时间与空间上的限制,将可调配的资源与信息整合于同一网络之中,将时间成本与人工成本压缩到最小化。当然,正如前文所叙,ERP系统的应用还存在诸多问题。我们认为在以后对ERP系统的进一步升级以及应用中,企业与系统供应商都应当在现有基础上完成突破。由于ERP系统在上线运行与日常维护方面本身就需要大量成本,企业需要综合研判自身是否具有相应成本承受能力,以及预测ERP系统能够带来的经济潜力。同时,企业也需要建立与培养自己的信息技术部门以及ERP系统归口管理部门,监控ERP系统的权限分配与修改是否合理、日常运行是否存在异常,并由信息技术部门、归口管理部门定期对ERP系统进行全面维护以及升级改造。推广ERP系统应用于工程项目供应链管理成本管理中,是工程建设企业实现信息化与智能化、打破传统管理思维的时代所趋。对于工程建设企业来说是一场有别于传统成本管理的信息化革命,更是一场优化整个社会资源配置的信息化革命。

责任编辑:刘小瑜